手続関係

【戸籍謄本】書き方や必要書類等、取り寄せ方を元市民課職員が徹底解説

どうもこんにちは、ユーリです。

戸籍謄本が必要になったけど、本籍地がかなり遠いな・・・。行くのは大変だから取り寄せたいけど、どうすれば良いんだろう?

と、必要書類の手配に困っている方もいらっしゃると思います。

そこで今回は、

  • 戸籍謄本を郵送で取り寄せる際の手順や必要書類
  • 戸籍謄本は代理人でも取得できるのか

をご説明していきます。

「戸籍謄本を郵送で取り寄せたいけれどどうすればいいのか分からない」といった方の参考になれば幸いです(^^♪

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はじめに

そもそも、戸籍謄本とは何でしょうか?姫路市のHPに分かりやすく記載されていたので、引用します。

戸籍謄本とは、戸籍に記載されている全員の身分事項を証明するものです。戸籍は、夫婦と未婚の子によって構成されます。夫婦と未婚の子が二人であれば、その四人全員の身分事項を証明するものが戸籍謄本になります。
戸籍抄本とは、戸籍に記載されている方のうち一人または複数人の身分事項を証明するものです。戸籍に記載されている方が、夫婦と未婚の子が二人の場合、子一人のみの身分事項を証明しても夫婦のみの身分事項を証明してもどちらも戸籍抄本になります。
また、戸籍謄本と戸籍抄本で証明される身分事項について違いはありません。

そして戸籍謄本を管理しているのは本籍地を管轄する役所ですが、この”本籍地”が、人によっては住んでいるところから遠く離れている場合があります。

そんな時は郵送で取り寄せることとなりますので、手続き方法を詳しくご説明します!

 

【戸籍謄本】郵送での取り寄せ方~書類の書き方などを解説~

戸籍謄本を郵送で取り寄せる際の流れとしては、以下の通りです。

  1. 申請書を準備する
  2. 申請書を完成させる
  3. 手数料を用意する
  4. 本人確認書類を用意する
  5. 封筒(返信用)を用意する
  6. ②~⑤を市役所へ送る

▼必要書類イメージ(引用:瀬戸市役所HP)

 

戸籍謄本取り寄せ①申請書を準備する

この”申請書”の取得方法は、

  1. 市役所(どこでもOK)のHPからダウンロード&出力
  2. 近くの市役所(どこでもOK)に出向いて取得
  3. 便箋などに必要事項を記入

の3パターンから選びましょう。

HPから出力する場合

自宅のパソコンからプリンターで印刷できる環境が整っている方におすすめです。

”戸籍謄本 申請用紙 様式”などで検索して出てきた申請書様式(どこの役所のものでもOKです)を出力します。

近くの市役所で取得する場合

市役所が近くにある方、自宅にパソコンもしくはプリンターがない方におすすめです。

市役所なら”市民課”、町村役場なら”住民課””町民課”といった部署で、「戸籍謄本の郵送申請用紙がほしい」と言えば伝わります(^^♪

便箋などに必要事項を記入する場合

自宅にパソコンやプリンターがなく、平日市役所に行けない方や市役所が遠い方におすすめです。

一から書くので少し大変ですが、必要事項さえ書いていれば大丈夫です。必要事項などの書き方は次にご説明していきます!!

戸籍謄本取り寄せ②申請書を完成させる

申請書に記入すべき項目は、次の通りです。

  1. 申請者の情報(住所・氏名・生年月日)
  2. 昼間の連絡先
  3. 必要な戸籍の本籍
  4. 必要な戸籍の筆頭者
  5. 必要な人の氏名
  6. 使用用途
  7. 同封手数料
①申請者の情報

申請される方の住所(本人確認書類及び住民票と一致していること)、氏名、生年月日を記載します。

ちなみに、代理人での取得の場合も本人ではなく手続きする代理人の情報を記載します。

②昼間の連絡先

基本的に電話でのやり取りはありませんが、何か不備があった場合に連絡が入ることもあります。

③必要な戸籍の本籍

本籍地が分からない方で既婚の方は方は配偶者へ、未婚の方はご両親へ聞きましょう。

それでもわからない場合、住所地の役所にて”本籍地が載っている住民票”を取得すれば確認できます。

ただし、住民票を取得する際は200円~300円程度の手数料(自治体により異なる)がかかるのでご注意ください!

ちなみに、住所とは異なるので、引っ越ししたとしても「結婚・離婚・転籍」等の届出をしない限り動きません

④必要な戸籍の筆頭者

”筆頭者=戸籍の代表者”だと思ってください。戸籍の代表者が誰なのかをパターン別に簡単に説明していますので、参考にしてください。

筆頭者
  • 婚姻中・・夫婦のどちらか(婚姻時に名字が変わらなかった人)
  • 未婚(婚姻歴なし)・・両親のどちらか(ほとんどの場合は父親)
  • 未婚(婚姻歴あり)・・自分自身or両親のどちらか(離婚時に選択)

よく”世帯主”と混同されがちですが、必ずしも一致していません!!”世帯主”は家を単位にしていて、同居している人の誰かが当てはまるのに対し、”筆頭者”は夫婦を単位にしていて、夫婦のどちらかが当てはまります。

⑤必要な人の氏名

戸籍謄本を使用する方の氏名を書きます。

⑥使用用途

使用用途を記載します。(例:銀行、市役所、年金手続 等)

⑦同封手数料

いくらの手数料を同封するかを記載します。(手数料の準備方法詳細は次に説明)

 

戸籍謄本取り寄せ③手数料を用意する

次に手数料を準備します。

金額 市町村により異なる(目安:450円)
支払方法 定額小為替(郵便局で購入)

手数料の金額は自治体により異なりますが、窓口での取得と同様、1通あたり450円の場合が多いです。

また、市役所窓口で戸籍謄本を取得する場合の支払いは現金ですが、郵送での取り寄せの際は”定額小為替”を使用します。

この”定額小為替”は、「郵便局で購入できる商品券のようなもの」とお考えください。

定額小為替は50円~500円までは50円単位での購入が可能で、750円,1000円の商品もあります。1,000円以上は指定の金額で購入できます。金額にかかわらず1枚当たり100円の発行手数料がかかることにご留意ください!

 

戸籍謄本取り寄せ④本人確認書類を用意する

申請者の本人確認書類を用意します。この時、写真付きのものなら1点、写真なしのものなら2点必要となりますが、具体的に有効となるものを次に挙げます。

1点で確認できるもの

運転免許証、個人番号カード、住民基本台帳カード、国・地方公共団体の機関が発行した身分証明書(写真付き)、身体障がい者手帳、療育手帳、在留カード、特別永住者証明書、運転経歴証明書

上記いずれの書類もお持ちでない場合は、”2点で確認できるもの(A)”および”2点で確認できるもの(B)”から1点ずつ、もしくは”2点で確認できるもの(A)”から2点を添付します。

2点で確認できるもの(A)

健康保険証、後期高齢者医療証、介護保険証、高齢受給者証、国民年金手帳、国民年金証書、厚生年金保険証書、共済年金証書、写真付きでない住民基本台帳カード

 

2点で確認できるもの(B)

学生証、社員証、診察券、キャッシュカード、クレジットカード、通帳(名前記載面)

上記の中から添付する書類を選び、コピーを取って送りましょう!ちなみに、役所によっては変更等がなくても両面コピーを求められることがありますので、念のために両面添付するのが確実です。

本人確認書類は、必ず申請者欄に名前が記載されている人のものにしましょう!これは、代理人請求の場合(申請者欄の名前が本人ではない)であっても同様です。

 

戸籍謄本取り寄せ⑤封筒(返信用)を用意する

役所から戸籍謄本(抄本)を送ってもらうための封筒を用意します。どんな封筒でも構いませんが、A4を三つ折りにして入る封筒がオススメです。

封筒を入れるときは、

  • あて先(申請者の住所)を記入する
  • 切手を貼る(縦長封筒なら84円)

上記二点を行ってください!

あて先は、必ず申請者の住民票上での住所でなければいけません。例えば、住民票を動かさないまま下宿している大学生が、下宿先に送ってほしいと思ってもできません。

切手の料金については、戸籍謄本(抄本)1通を縦長封筒に入れて返送してもらう場合は84円で大丈夫です。ただし、規定重量を超えるなどして料金不足となれば、”不足分受取人払い”として送られてきます。

このような場合も手数料などなく、不足分の切手を添付の用紙に貼り付けて郵便局に送るだけなので特に手間はかかりませんのでご安心ください(^^♪

 

【戸籍謄本】取り寄せ期間

【戸籍謄本取り寄せ】必要日数

郵便の状況や本籍地との距離にもよりますが、発送から受け取りまで3日~10日程度見ておきましょう(土日祝を除く)。

返送までに時間がかかるケースとして、

申請先が都会で大きい市・区役所
送付先が遠方
年末年始などの長期休業時

といった場合があります。

大きい役所は処理数が多いので時間がかかりますが、地方の町村役場なら件数が少ない分すぐに返送されます。

時間に余裕を持って申請しましょう!

【戸籍謄本取り寄せ】速達で送るとき

どうしても早く返信してほしいときは、送付用・返信用封筒を速達郵便にしましょう。

速達料金は290円で、普通郵便の料金に加算されます。

また、上方には必ず赤字で”速達”と書いておく必要があります。

 

さいごに

今回は、あまり使う機会のない”戸籍謄本”の郵送での取り寄せ方法をご紹介しました。

戸籍謄本の他にも除籍謄本や改製原戸籍謄本など、似て非なるものがたくさんあってややこしいですが、頑張りましょう!

この記事が、「戸籍謄本の取り寄せ方がわからない」といった方の参考になれば幸いです(^^)/

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